บทความเจาะลึกการบริหารทรัพยากรบุคคลสไตล์ Japanese Corporate ตอนนี้ เราจะมาเจาะลึกแนวทางการพัฒนาทรัพยากรบุคคลแบบญี่ปุ่นในส่วนที่เกี่ยวกับระบบการสมัครงานแบบญี่ปุ่น ซึ่งเป็นหนึ่งในหลักการสำคัญ 5 อย่าง นอกเหนือจากการปลูกฝังการทำงานเป็นทีม ทฤษฎี X,Y,Z ในการบริหารพนักงาน การบริหารทรัพยากรมนุษย์ และแนวทางจัดการแบบ Japanese Management

ระบบสมัครงานแบบญี่ปุ่น

รูปแบบการสมัครงานของญี่ปุ่นแตกต่างจากของไทยตรงที่มีลักษณะเป็นฤดูกาล บริษัทส่วนใหญ่จะรับสมัครพนักงานเข้าทำงานทีละรุ่น เหมือนรุ่นของนักเรียนนักศึกษาในสถาบันการศึกษา การจ้างงานในลักษณะนี้ทำให้สามารถวางแผนจ้างพนักงานและพัฒนาพนักงานเพื่อเติบโตไปตามเส้นทางอาชีพ (Career Path) ในบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ และองค์การส่วนใหญ่ยังคงมีนโยบาย “จ้างงานตลอดชีพ (終身雇用 - ชูชินโคะโย)” อยู่ด้วย

บริษัทส่วนใหญ่ในญี่ปุ่นจะเปิดรับสมัครพนักงานใหม่เพียงปีละ 1 ครั้งเท่านั้น มีเพียงส่วนน้อยที่เปิดรับปีละ 2 ครั้ง กระบวนการรับสมัครพนักงานของญี่ปุ่นกินเวลาประมาณ 1 ปีครึ่งถึง 2 ปี ดังนั้น นักศึกษาชาวญี่ปุ่นในมหาวิทยาลัยจึงนิยมเริ่ม “กิจกรรมการสมัครงาน (就職活動- ชูโชะคุ-คัตสึโด)” ตั้งแต่ตอนที่ตัวเองเข้าภาคเรียนที่ 2 ของชั้นปีที่ 3 (จากระบบการศึกษา 4 ปีในมหาวิทยาลัย) หรืออย่างช้าก็ภาคเรียนที่ 1 ของชั้นปีที่ 4 เพื่อให้ได้งานทำพอดีในเดือนเมษายนที่ตัวเองจะเรียนจบปี 4

แต่ละบริษัทมักจะมีโควต้าสำหรับแต่ละมหาวิทยาลัย สมมุติว่า บริษัท A มีโควต้าให้มหาวิทยาลัย T ปีละ 50 คน การแข่งขันก็จะเกิดขึ้นเฉพาะนักศึกษาในมหาวิทยาลัย T ว่าจะมาจากคณะไหนก็ได้ แต่ขอให้เป็นมหาวิทยาลัย T ก็พอ บริษัท A จะจ้าง 50 คนในปีนี้นะ เป็นต้น ทำให้ญี่ปุ่นยังคงเป็นสังคมที่ให้ความสำคัญกับชื่อเสียงของมหาวิทยาลัยอย่างมาก หลายคนที่พลาดหวังกับมหาวิทยาลัยที่ตัวเองอยากเรียนถึงกับลงทุนยอมเรียนพิเศษอีก 1-2 ปีเพื่อสอบเข้ามหาวิทยาลัยอีกครั้งในปีหน้าเพราะอยากเข้ามหาวิทยาลัยที่มีชื่อเสียงที่ตัวเองอยากเข้า ซึ่งจะทำให้มีโอกาสการได้งานทำในบริษัทที่มีชื่อเสียงสูงขึ้นเนื่องจากโควต้าที่บริษัทมอบให้มหาวิทยาลัยนั้นๆ (แต่ระยะหลังเริ่มแข่งขันน้อยลงบ้างเนื่องจากสภาวะเด็กเกิดน้อยลงของญี่ปุ่น)

ขั้นตอนการรับสมัครงานจะเริ่มตั้งแต่บริษัทเข้าไปประชาสัมพันธ์บริษัทตัวเองให้นักศึกษาในมหาวิทยาลัยรู้จัก ในรูปแบบของงานสัมมนาตามห้องประชุมของมหาวิทยาลัย หรือตามศูนย์ประชุมต่าง ๆ เพื่อเปิดโอกาสให้นักศึกษาที่ต้องการสมัครงานได้สอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับบริษัทให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ เพราะหากเข้ามาเป็นพนักงานแล้วก็ต้องใช้ชีวิตอยู่กับบริษัทนั้น ๆ ไปจนเกษียณอายุ เนื่องจากระบบการจ้างงานตลอดชีพนั่นเอง

จากนั้นบริษัทจะเริ่มให้มีการส่งใบสมัครงาน สังคมญี่ปุ่นยังนิยมให้เขียนใบสมัครงานด้วยลายมือมากกว่าใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์ ยกเว้นวงการ IT เท่านั้นที่นิยมพิมพ์ใบสมัครงานด้วยคอมพิวเตอร์ เพราะญี่ปุ่นยังเชื่อว่าลายมือนั้นบอกตัวตนเจ้าของได้ การเขียนใบสมัครยังต้องมีการเขียนเรียงความเพื่อแสดงทัศนคติการใช้ชีวิตของผู้สมัครด้วย ซึ่งจะเขียนด้วย Format ที่ตายตัวอย่างเข้มงวดมากตามขนบการเขียนใบสมัครงานแบบญี่ปุ่น

ต่อจากนั้นจะเป็นการสอบข้อเขียน ถ้าเป็นบริษัทที่มีชื่อเสียงมีคนอยากเข้าทำงานเป็นจำนวนมาก ก็อาจมีสอบข้อเขียนมากถึง 3-4 ครั้ง ถ้าบริษัทเล็กก็อาจจะมีข้อเขียนเพียงครั้งเดียว จากนั้นพอเข้าสู่กระบวนการสอบสัมภาษณ์ บริษัทที่มีชื่อเสียงก็อาจจะมีการสอบสัมภาษณ์มากกว่า 1 ครั้งเช่นกัน การสอบสัมภาษณ์รอบแรกมักเป็นการประชุมกลุ่มย่อย ให้ผู้สมัครจับกลุ่มกันแล้วพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันในประเด็นต่างๆ ตามโจทย์ที่ได้รับ ซึ่งกรรมการสอบจะคอยบันทึกพฤติกรรมการแสดงความคิดเห็นรวมทั้งทัศนคติของผู้สมัครทุกคนอย่างละเอียดเพื่อเฟ้นหาผู้สมัครที่มีทัศนคติและความสามารถเหมาะสมกับนโยบายของบริษัท จากนั้นการสอบสัมภาษณ์รอบหลัง ๆ จะเข้มงวดขึ้นเรื่อย ๆ จนรอบสุดท้ายก็มักจะเป็นการสัมภาษณ์กับผู้บริหารของบริษัท

กระบวนการตั้งแต่บริษัทเริ่มเข้าไปทำการประชาสัมพันธ์ในมหาวิทยาลัย จนกระทั่งยื่นใบสมัคร, สอบข้อเขียนหลายครั้ง, สอบสัมภาษณ์หลายครั้ง จนรู้ผลว่าใครได้งานที่บริษัทอะไร นั้นกินเวลาประมาณ 1 ปีครึ่งถึง 2 ปี จึงเป็นกระบวนการที่เครียดและกดดันมากทั้งทางร่างกายและจิตใจ ทำให้การสมัครงานเป็นพิธีกรรมศักดิ์สิทธิ์อย่างหนึ่งของสังคมญี่ปุ่น และทำให้คนญี่ปุ่นไม่อยากลาออกจากบริษัทหรือเปลี่ยนงานหากไม่จำเป็นจริง ๆ เพราะไม่ต้องการผ่านพิธีกรรมศักดิ์สิทธิ์อันแสนทรมานนี้อีกและต้องเสียเวลาไปอีก 1-2 ปีเลยทีเดียว สังคมญี่ปุ่นจึงควบคุมอัตราการลาออกหรือเปลี่ยนงานของพนักงานได้ค่อนข้างดีเมื่อเทียบกับประเทศไทยที่เปลี่ยนงานกันเร็วมาก

บริษัทญี่ปุ่นนิยมจ้างพนักงานที่มีศักยภาพที่จะเติบโตในอนาคต มากกว่าพนักงานที่เก่งอยู่แล้วในปัจจุบัน เนื่องจากการจ้างงานตลอดชีพจะไม่ดูแค่ว่าปัจจุบันใครเก่งหรือมีความสามารถอะไร แต่จะดูว่าพนักงานคนนั้นมีทัศนคติที่น่าจะเรียนรู้สิ่งใหม่และเติบโตไปได้มากเพียงใดมากกว่า ตรงนี้เองทำให้การคัดเลือกของบริษัทญี่ปุ่นนั้นดูเข้าใจยาก เพราะไม่ได้มองความสามารถปัจจุบันของผู้สมัครสักเท่าไร นอกจากนี้ พอมีการตกลงจ้างงานเข้าเป็นพนักงานแล้ว ก็ไม่นิยมการทำงานสายเฉพาะทาง (Specialist) แบบในไทย (เช่น จบคณะอะไรมา ก็มักจะทำงานวิชาชีพนั้น) แต่ญี่ปุ่นจะจ้างคนเพื่อทำงานเป็น Generalist มากกว่า คือคนที่พร้อมจะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ และวิชาชีพใหม่ ๆ อยู่เสมอ ดังนั้น คนที่มีศักยภาพที่จะเรียนรู้วิชาชีพนอกสาขาที่ตัวเองเรียนจบมาจึงเป็นที่นิยมชมชอบของบริษัทญี่ปุ่น นอกจากนี้ องค์กรญี่ปุ่นมักจะ Rotate พนักงานไปทำงานในหลาย ๆ แผนกแม้ว่าจะไม่ตรงกับวิชาชีพที่เรียนมาเลยก็ตาม เช่น จบสื่อสารมวลชนแต่ถูกให้ไปทำงานแผนก IT, จบวิศวะมาแต่ถูกให้ไปทำงานประชาสัมพันธ์, จบมนุษยศาสตร์มาแต่ให้ไปทำงานแผนกบัญชี เป็นต้น

เหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น? คำตอบคือระบบสมัครงานและการจ้างงานตลอดชีพแบบญี่ปุ่น ที่ทำให้บริษัทต้องวางแผนเส้นทางอาชีพเพื่อให้พนักงานเติบโตขึ้นเป็นผู้บริหารในวันข้างหน้า บริษัทจึงต้องการให้พนักงานรู้งานทุกแผนกในองค์กร จึงเป็นเหตุผลทำให้บริษัทญี่ปุ่นชอบคนมีศักยภาพพร้อมเรียนรู้หลาย ๆ เรื่องมากกว่าคนที่เก่งอยู่แล้วแต่ดูไม่น่าจะพัฒนาไปในสายวิชาชีพอื่นๆ ต่อได้ และสิ่งนี้เองทำให้การถ่ายทอดองค์ความรู้ในบริษัทในลักษณะ Knowledge Management ในองค์กรญี่ปุ่นมีประสิทธิภาพมาก เพราะความรู้ของพนักงานแต่ละรุ่นถูกถ่ายทอดอย่างไม่หยุดยั้ง มีการเปลี่ยนถ่ายเลือดใหม่ ๆ เข้ามาทุกปี และเลือดเก่ากับเลือดใหม่ก็ได้เรียนรู้กันและกัน ทำให้เกิดความรู้ความสามารถใหม่ๆ และกลายเป็นองค์ความรู้ที่ยิ่งใหญ่ที่องค์กรพร้อมใช้ต่อสู้ในสนามแข่งขันทางธุรกิจได้ และบุคลากรมีความสามารถจะทำงานเป็นทีมได้มีประสิทธิภาพมากกว่าคนชาติอื่น เนื่องจากสายใยที่ผูกพันกันอย่างเหนียวแน่นในแต่ละรุ่นและระหว่างรุ่นนั่นเอง

บทความโดย : วีรยุทธ พจน์เสถียรกุล ผู้เชี่ยวชาญด้านพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรธุรกิจระหว่างประเทศ อาจารย์สมาคมนักเรียนเก่าญี่ปุ่น ล่าม และวิทยากรหลายสถาบัน