ไม่ว่ารูปแบบการทำงานยุคใหม่จะเปลี่ยนไปเป็น work from home หรือ work from anywhere หรือต้องกลับเข้าออฟฟิศเหมือนเดิม ก็ล้วนแล้วแต่ต้องการเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนให้กระบวนการทำงานให้ลื่นไหล เพื่อให้พนักงานสามารถเห็นภาพรวมของ Workflow ทั้งหมดอย่างชัดเจน แม้จะนั่งทำงานอยู่คนละซีกโลกหรือกำลังนั่งหันหลังชนกัน โดยมีเครื่องมือที่ได้รับความนิยมระดับตัวท็อป คือ ‘Kanban Board’ ที่หลายคนอาจคุ้นเคยกันมาบ้างแล้ว

จากจุดกำเนิดเพราะวิกฤต สู่ ความฮอตฮิตของ ‘Kanban Board’

แนวคิดการทำงานแบบ Kanban Board ถือกำเนิดขึ้นในปลายทศวรรษที่ 1940 โดยวิศวกรของบริษัทยานยนต์ยักษ์ใหญ่อย่าง โตโยต้า ชื่อว่านาย ไทอิจิ โอโนะ ที่คิดค้นระบบการทำงานแบบ Kanban Board เพื่อผ่าปัญหาวิกฤตการณ์ทางการเงินที่ทำให้องค์กรอาจล้มละลาย ด้วยการควบคุมต้นทุนการผลิตและสนับสนุนแนวคิด Lean Management ที่มุ่งเน้นเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พร้อมลดกระบวนการที่ไม่สร้างมูลค่าให้องค์กร

Kanban Board เป็นหนึ่งในหลายปัจจัยที่ทำให้โลกยังมี ‘โตโยต้า’ ในวันนี้ จึงไม่น่าแปลกใจว่าทำไมแนวคิดที่มีอายุกว่า 82 ปียังคงรับความนิยมอย่างสูงในหลายอุตสาหกรรม จนมีการนำคอนเซปต์นี้ไปใช้พัฒนาเป็นแอปพลิเคชัน Kanban Board ที่สามารถรองรับการทำงานตั้งแต่สายการผลิตจนถึงงานดีไซน์ ยกตัวอย่างแอปที่นิยมใช้กัน เช่น Trello, Kasana, และ Hygger เป็นต้น

Kanban Board เป็นเครื่องมือการบริหารจัดการงานแบบ Agile Management ที่มีลักษณะเป็นกระดานและการ์ดที่ออกแบบเพื่อให้ผู้ใช้งานเห็นภาพและควบคุมกระบวนการทำงาน (Workflow) ทั้งหมด โดยมีการแบ่งออกเป็นคอลัมน์ และมีการแสดงสถานะ (Status) เช่น Backlog, To Do, Doing, และ Done เป็นต้น เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบถึงภาพรวมสถานะของงานแต่ละชิ้นว่าอยู่ในขั้นตอนไหน และใครเป็นผู้รับผิดชอบ ทำให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของงาน ลดปัญหางานสะดุดเพราะกระบวนการทำงานไปหยุดอยู่ที่ใครและตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไปได้

เหตุผลดีๆ ที่ทำให้ Kanban Board เป็นสุดยอดเครื่องมือไว้ใจได้

1. ทำให้ทุกคนเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานได้อย่างชัดเจน: เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งของการทำงานในแต่ละวันหรือแต่ละโครงการ โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายแผนก เพราะรูปแบบการใช้ Kanban Board ผ่านการแสดงผลด้วยการ์ด ทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจและเห็น Workflow ความคืบหน้าของงานว่าอยู่ในขั้นตอนไหน และงานไหนที่สำเร็จไปแล้ว หรือส่วนใดที่ยังติดขัดปัญหาอยู่

2. ทำให้ทีมรู้หน้าที่ในแต่ละวัน – ทีมไหนต้องรับไม้ต่อ : เป็นอีกหนึ่งประโยชน์ของ Kanban Board คือทำให้ทุกคนรู้หน้าที่ในแต่ละวัน และในแต่ละโครงการว่าต้องทำอะไรบ้าง กำหนดส่งงานเมื่อใด และต้องส่งต่องานให้ใครรับผิดชอบต่อ เพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าทีมรู้ถึงประสิทธิภาพการทำงานโดยภาพรวมและสมาชิกแต่ละคนของทีม

3. ลดความผิดพลาด : เมื่อสามารถเห็นภาพรวมของ Workflow ทั้งหมด รวมถึงปริมาณงาน หน้าที่และกำหนดเวลางานของแต่ละคนในทีม เป็นการช่วยลดความผิดพลาดของการทำงานลงอย่างเห็นได้ชัด ยกตัวอย่างปัญหาที่พบได้บ่อยและสามารถแก้ไขได้ด้วย Kanban Board เช่น การทำหน้าที่ทับซ้อนกันของคนในทีมเพราะไม่ได้สื่อสารหรือตกลงกันก่อน หรือปัญหางานสะดุดเพราะคอขวดเกิดขึ้นในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง เป็นต้น

4. สนับสนุนการทำงานแบบ Cross-Function Team : ปัจจุบันการทำงานแบบ Cross-Function Team กำลังได้รับความนิยมอย่างสูงทั่วโลก เพราะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันในองค์กรและลดระยะเวลาดำเนินโครงการลง โดย Cross-Function Team เป็นการทำงานร่วมกันของหลายทีมหรือหลายคนที่มีทักษะและความเชี่ยวชาญแตกต่างกันไปตามสายงาน ดังนั้นการทำงานของคนต่างสายงานจึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือเข้ามาสนับสนุน โดยเฉพาะองค์กรยุคใหม่ที่ใช้ระบบงานแบบ Remote Work หรือ Work from Anywhere เพื่อช่วยให้ทุกคนรู้ถึง Workflow ของแต่ละคน เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการมีส่วนร่วมกันในงานและการสื่อสารของคนในทีม

จากที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ เห็นได้ชัดแล้วว่า Kanban Board เกิดมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้คนทำงานยุคใหม่อย่างแท้จริง แต่การยกระดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งๆ ขึ้นไปนั้น ยังต้องอาศัยวิสัยทัศน์ของผู้นำ โดยเฉพาะการเลือกใช้เทคโนโลยีหรือเครื่องมือที่เหมาะสมกับองค์กรของตนเอง เพราะทุกวันนี้การเปิดตัวนวัตกรรมจนถึงอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ๆ เกิดขึ้นแบบรายวัน และนี่กำลังเป็นโจทย์ความท้าทายใหม่ที่ผู้บริหารต้องรับมือ

ขอบคุณข้อมูลอ้างอิงจาก
https://thegrowthmaster.com/blog/kanban-board
https://netmind.net/en/principles-of-kanban-its-much-more-than-just-post-its/
https://factorium.tech/article-kanban-toyota/