ใครเกลียดเดดไลน์บ้างยกมือขึ้น...พรึบ! คนส่วนใหญ่ซึ่งรวมทั้งตัวเราเองก็คงยกมือเช่นกัน Deadline เป็นสิ่งที่สร้างความเครียด สร้างความกดดัน ความวิตกกังวลให้คนส่วนใหญ่  ชีวิตมนุษย์เงินเดือนคงหนีไม่พ้นคำนี้แน่นอน แต่ในความเป็นจริงเดดไลน์เป็นสิ่งสำคัญที่เรียกว่าขาดไม่ได้ไม่ว่าจะทำงานฝ่ายใดหรือตำแหน่งอะไร เดดไลน์ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่นโดยเฉพาะงานที่ซับซ้อนที่มีหลายฝ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง

ทำไมเดดไลน์จึงมีความสำคัญ?

·         เป็นตัวกำหนดว่าเราจะทำงานได้เสร็จสมบูรณ์ตามเวลา เพราะในความเป็นจริงถ้าไม่มีเดดไลน์คนส่วนใหญ่จะไม่สามารถบังคับตัวเองให้ทำงาน เกิดความล่าช้าหรือแม้กระทั่งลืมที่จะทำ

·         ช่วยสร้างกระบวนการทำงานที่ราบรื่น เดดไลน์เหมือนเป้าหมายที่ทำให้พนักงานแต่ละคนทำงานร่วมกันอย่างมีเป้าหมายที่ชัดเจน ช่วยทำให้งานที่มีความซับซ้อน รวมทั้งต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายฝ่ายสำเร็จได้ง่ายขึ้น

·         เพื่อตั้งความคาดหวัง เดดไลน์เป็นตัวบอกความคาดหวังที่มีต่องานว่าต้องเสร็จเมื่อไหร่ สร้างความชัดเจนว่าเราถูกคาดหวังในการทำงานอย่างไร ซึ่งเป็นข้อดีที่ทำให้เราเข้าใจชัดเจนถึงความคาดหวังในงานอย่างชัดเจน


การไม่สามารถส่งมอบงานตามเดดไลน์ที่กำหนด จะส่งผลถึงความน่าเชื่อถือและมีผลต่อความก้าวหน้าในการทำงานของคุณ ยิ่งเกิดขึ้นบ่อยครั้งยิ่งทำให้ความมั่นคงในหน้าที่การงานสั่นคลอน รวมทั้งกระทบต่อภาพลักษณ์ขององค์กรอีกด้วย แล้วจะบริหารจัดการงานอย่างไรดีให้ทำงานได้ตามเดดไลน์ คนทำงานส่วนใหญ่มักจะยอมรับเดดไลน์ที่ถูกกำหนดให้โดยที่ยังไม่ได้ดูรายละเอียดของงานให้รอบคอบเสียก่อน หลายต่อหลายครั้งมีการกำหนดเดดไลน์ที่ไม่สามารถทำได้จริงตั้งแต่แรก มองไม่รอบด้านว่างานนั้นมีความยากมีความซับซ้อนกว่าที่คิด ดังนั้นก่อนที่จะยอมรับเดดไลน์ที่ถูกกำหนดให้ควรวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เหล่านี้ให้ดีเสียก่อน

1.       ประเมินว่าต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้างในการทำงานให้สำเร็จ งานต้องเกี่ยวข้องกับใครบ้าง แตกงานออกเป็นงานย่อยแล้วดูว่ามีงานอะไรบ้างที่ต้องทำเพื่อให้ภาพใหญ่สำเร็จ

2.       มีทรัพยกรที่เหมาะสมเพียงพอ  ต้องวิเคราะห์ว่างานนั้นต้องใช้คนเท่าไหร่ ต้องมีเรื่องเทคโนโลยีเข้ามาซัพพอร์ตหรือไม่ ต้องมีการอบรม ต้องมีเครื่องไม้เครื่องมืออะไรบ้างที่ต้องใช้ จะสามารถจัดหาทรัพยากรเหล่านั้นได้ทันเวลาหรือไม่ ถ้าไม่เพียงพอคุณอาจต้องเจรจาโดยใช้เหตุผลตามความเป็นจริงว่าเดดไลน์ต้องขยับออกไป

3.       เผื่อเวลาสำหรับปัญหา แทบจะไม่มีงานอะไรที่ไม่มีอุปสรรคหรือปัญหาเข้ามาเกี่ยวข้อง ดังนั้นก่อนเริ่มงานควรวิเคราะห์ถึงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างการทำงาน และวางแผนรับมือไว้ล่วงหน้า ถ้าเห็นว่ามีความน่าจะเป็นสูงที่จะมีปัญหาในการทำงานเกิดขึ้นมา อาจต้องเจรจาขอเลื่อนเดดไลน์ออกไปให้เหมาะสมกับความยากของงาน

4.       ลงรายละเอียดแผนการทำงาน แตกงานออกเป็นงานย่อยๆ และกำหนดเวลาว่าแต่ละงานย่อยต้องเสร็จเมื่อไหร่ เมื่อเห็นภาพของแต่ละงานย่อยคุณจะสามารถบอกได้ว่าเดดไลน์นั้นสมเหตุสมผลหรือไม่ ถ้ามองแล้วว่าเป็นไปไม่ได้ให้รีบแจ้งผู้บริหารโดยด่วนโดยมีเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมถึงเป็นไปไม่ได้

5.       แจ้งความคืบหน้าในการทำงานให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะปัญหาที่พบระหว่างการทำงานที่ทำให้งานล่าช้ากว่ากำหนด และแสดงให้เห็นว่าได้ทำตามแผนการที่วางไว้ทุกอย่าง เมื่อไม่สามารถส่งมอบงานได้ตามเดดไลน์ ผู้เกี่ยวข้องคนอื่นๆ จะเข้าใจและหาวิธีช่วยกันแก้ไขได้ถูกต้อง และไม่โทษว่าคุณเป็นฝ่ายผิดอยู่คนเดียว

6.       วางแผนล่วงหน้าเพื่อลดความเสียหายหากไม่สามารถทำตามเดดไลน์ที่กำหนด มีความเป็นไปได้อยู่เสมอถึงแม้ว่าคุณจะวิเคราะห์งาน วางแผนงานมาเป็นอย่างดี รวมทั้งทุ่มเททำงานหนักเพื่อให้งานเสร็จตามเป้าหมาย แต่งานอาจไม่เสร็จทันเดดไลน์ สิ่งที่คุณต้องทำคือควบคุมสติ และพยายามทำให้เกิดผลกระทบจากการพลาดเดดไลน์ให้น้อยที่สุด

ถ้าทำได้ตาม 6 วิธีที่แนะนำจะมีแนวโน้มสูงที่คุณจะสามารถทำงานได้เสร็จทันเดดไลน์ที่สมเหตุสมผลแบบไม่เครียดเกินไป นอกจากนั้นถ้าไม่สามารถทำตามเดดไลน์ได้คุณก็มีเหตุผลที่จับต้องได้มาซัพพอร์ต เพราะในโลกแห่งความเป็นจริงคนกำหนดเดดไลน์อาจไม่ใช่คนที่ลงมือทำงานเองและอาจไม่เข้าใจในรายละเอียดขั้นตอนการทำงานอย่างแท้จริง ถ้าคุณวิเคราะห์งานแล้วและเห็นว่าเดดไลน์นั้นเป็นไปไม่ได้อย่าด่วนยอมรับ และแจ้งผลการวิเคราะห์ตัวงานให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องทราบจะได้เข้าใจและตั้งเดดไลน์ที่ทำได้จริง ซึ่งก็จะวินๆ กันทุกฝ่าย

อ้างอิง

https://www.mindtools.com/pages/article/meet-deadline.htm