ทุกวันเรามีเวลา 24 ชั่วโมงในการทำกิจกรรมต่าง ๆ  บางคนใช้เวลาไปกับการทำงานเกินครึ่งต่อวัน หรือบางวันใช้เวลาไปกับการทำกิจกรรมมากมาย  เมื่อหมดวันก็เข้านอน โดยอาจไม่เคยสังเกตว่าในแต่ละวัน เราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง และการใช้เวลานั้นสมเหตุสมผลหรือไม่ ดังนั้น ลองดูมากันว่าการบริหารเวลาที่ดีควรทำอย่างไร เพื่อให้เราสามารถใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่าและเป็นประโยชน์มากที่สุด โดยเฉพาะในช่วงนี้ที่เรามักใช้เวลาทั้งหมดไปกับการอยู่บ้าน

· บันทึกการใช้เวลาประจำวัน การเริ่มต้นบริหารเวลาในชีวิตให้ดีที่สุด คือ การรู้ว่าในแต่ละวัน เราทำอะไรบ้าง และใช้เวลาไปกับการทำกิจกรรมแต่ละประเภทมากน้อยแค่ไหน สำหรับการเริ่มต้นจดบันทึกให้เราจดตั้งแต่เวลาตื่นนอน หลังตื่นนอนเวลาไหน ทำกิจกรรรมอะไรบ้าง โดยจดโน้ตไว้ในสมาร์ตโฟน หรือในคอมพิวเตอร์ตามความสะดวกของเราเอง โดยมีระยะเวลาในการจดบันทึก 168 ชม. หรือ 1 สัปดาห์นับตั้งแต่วันที่เริ่มจด

· สังเกตกิจกรรมที่ทำตลอดสัปดาห์ เมื่อรวบรวมบันทึกทั้งหมดแล้ว ลองสังเกตดูว่าเราทำกิจกรรมอะไรบ้างในแต่ละวัน แต่ละกิจกรรมกินเวลาเท่าไหร่ เราใช้เวลาไปกับกิจกรรมไหนมากที่สุด และน้อยที่สุด ลองวิเคราะห์ดูว่ากิจกรรมที่เราทำอยู่เป็นประโยชน์มากน้อยแค่ไหน  และเราใช้เวลาไปกับการทำกิจกรรมนั้นอย่างเหมาะสมหรือไม่ เช่น  ใน 1 วันหลังตื่นนอนตอน 9 โมงเช้า เราอาบน้ำ แปรงฟันครึ่งชั่วโมง กินอาหารเช้า 40 นาที ใช้เวลาเช็กอีเมล 2 ชั่วโมง ทำงานวันละ 4 ชั่วโมง  ประชุมออนไลน์  1 ชั่วโมง กินอาหารกลางวัน 1 ชั่วโมง แช็ตไลน์รวม ๆ แล้ว 2 ชั่วโมงต่อวัน เล่นเฟซบุ๊ก IG Tiktok  วันละ 3 ชั่วโมง กินอาหารเย็น 1 ชั่วโมง ออกกำลังกายและนั่งสมาธิครึ่งชั่วโมง เข้านอนตอนตี 1 จากตัวอย่างจะเห็นว่า เราใช้เวลาทั้งหมด 16 ชั่วโมง 10 นาที ในหนึ่งวัน

เมื่อพิจารณาภาพรวมของกิจกรรมที่ทำจะเห็นว่า เราใช้เวลามากเกินไปกับกิจกรรมที่ไม่เป็นประโยชน์ เช่น การเล่นโซเชียลมีเดีย และเราใช้เวลาน้อยเกินไปสำหรับบางกิจกรรม เช่น การออกกำลังกาย นั่งสมาธิ  และการทำงาน เมื่อเราเห็นกิจกรรม และเวลาที่เราใช้ไปในแต่ละวัน จะทำให้เราบริหารเวลาได้ดีขึ้น  ลดเวลาทำกิจกรรมที่ไม่เป็นประโยชน์หรือตัดออกไปบ้างในบางวัน และเพิ่มเวลาในการทำกิจกรรมที่เป็นประโยชน์ให้มากขึ้น ซึ่งหากเราจัดสรรเวลาดี ๆ เช่น ลดเวลาการแช็ต และเล่นโซเชียลมีเดีย ก็จะทำให้เรามีเวลาว่างเพิ่มขึ้นสำหรับทำกิจกรรมอื่น ๆ ได้อีก เช่น  การขายของออนไลน์หารายได้เพิ่มเป็นต้น

· จัดลำดับความสำคัญ ในหนึ่งวันเราอาจมีงานและกิจกรรมมากมายจนเลือกทำไม่ถูก ดังนั้น การวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงานจึงเป็นสิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะช่วง Work From Home  เพราะจะช่วยให้เราทบทวนงานทั้งหมดที่มีอยู่ในมือ ไม่หลงลืมงานบางประเภทไป และเลือกทำงานที่สำคัญเร่งด่วนก่อน เพื่อให้การทำงานชิ้นนั้นมีประสิทธิภาพ ส่งได้ตรงเวลา ไม่ต้องเร่งทำนาทีสุดท้ายจนส่งผลเสียต่อร่างกาย  จากนั้นจึงเลือกทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนรองลงมา และเก็บงานหรือกิจกรรมอื่นๆ ที่ไม่รีบ และไม่สำคัญไว้ทำเป็นอันดับสุดท้าย

· ใช้กฎ 2 นาที หากเรายังจัดลำดับความสำคัญไม่ถูกว่าจะเลือกทำสิ่งไหนก่อนหรือหลังดี  ให้ลองใช้กฎ 2 นาทีจากหนังสือ Getting Things Done  ของเดวิด อัลเลน นั่นคือเลือกทำงานที่คิดแล้วว่าสามารถทำเสร็จได้ทันทีที่ลงมือทำ หรือใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที เพื่อจะได้ไม่ต้องเก็บงานพวกนี้ไว้ทำทีหลังจนกลายเป็นดินพอกหางหมู  วิธีนี้จะช่วยเคลียร์งานเล็กๆ น้อยๆ ให้เสร็จอย่างรวดเร็ว และไม่ต้องเสียเวลาในการทบทวน จัดลำดับความสำคัญของงานว่าควรจะทำงานชิ้นนี้ตอนไหน ซึ่งการใช้เวลาทบทวนนั้นมากกว่าการทำงานให้เสร็จซะอีก ดังนั้น หากเห็นแล้วว่างานเล็กๆ น้อยๆ สามารถทำให้เสร็จได้เร็วก็ควรใช้กฎนี้ เพื่อช่วยบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นด้วย

· สร้างวินัย ใช้สมาธิ เมื่อเรามีแผนในการใช้เวลาประจำวันแล้ว สิ่งสุดท้ายคือ การมีวินัยในการทำงาน ทำกิจกรรมต่างๆ ที่วางแผนไว้ให้สำเร็จตรงตามเวลา โดยเน้นเรื่องการทำอย่างตั้งใจ ใช้สมาธิ ตัดเรื่องรบกวนต่างๆ ออกไป งดรับสายที่ไม่จำเป็น เลิกเล่นโซเชียลมีเดียในช่วงที่กำลังทำงาน และใช้เวลาในการทำกิจกรรมอย่างคุ้มค่า ซึ่งจะช่วยให้เราทำเรื่องต่าง ๆ ได้เร็วยิ่งขึ้น ไม่เสียเวลาไปกับสิ่งอื่น ๆ ที่เราไม่ได้วางแผนไว้ และอาจมีเวลาเหลือสำหรับทำต่าง ๆ เพิ่มขึ้นได้อีก

การบริหารเวลาให้คุ้มค่า ช่วยให้ในหนึ่งวันเราสามารถทำกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างมากมาย นอกจากกิจวัตรที่เราเคยทำเป็นปกติแล้ว เรายังใช้เวลาในการเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ ได้เพิ่มขึ้นอีก ทั้งในเรื่องการพัฒนาตนเอง การหารายได้ หรือการเริ่มต้นทำธุรกิจ เป็นต้น

ข้อมูลอ้างอิง
Graham Allcott, “ทำงานฉลาดฉับไวไม่พลาดด้วยเทคนิคแบบนินจา” How to be a Productivity Ninja, แปลโดย เชิญพร คงมา, พรเลิศ อิฐฐ์, สำนักพิมพ์วีเลิร์น ในเครือบริษัท วีเลิร์น จำกัด, หน้า 250-251

Laura Vanderkam , “คนที่ประสบความสำเร็จที่สุดทำอะไรก่อนมื้อเช้า” What The Most Successful People Do Before Breakfast, แปลโดย ดร.ธนวรรณ นภาศรี, สำนักพิมพ์วีเลิร์น ในเครือบริษัท วีเลิร์น จำกัด, หน้า 46-47