การแข่งขันในธุรกิจปัจจุบันที่มีแรงกดดันจากหลายด้านทำให้ SME ต้องเร่งปรับตัวโดยนำเทคโนโลยีมาช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน แม้ระบบ Enterprise Resourcing Planning (ERP) จะไม่ใช่ของใหม่และมีการใช้งานในองค์กรขนาดใหญ่มากันระดับหนึ่ง แต่สำหรับธุรกิจ SME จะนำระบบ ERP มาใช้ให้การทำงานในบริษัทมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

คุณสุชาดา โคตรสิน ผู้อำนวยการฝ่ายส่งเสริมและสนับสนุนการพัฒนาอุตสาหกรรมและธุรกิจ สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจิดิจิทัล (depa) คุณประวิทย์ เจริญพัฒนาตระกูล Marketing Division Manager บริษัทอี-บิสิเนส พลัส จำกัด และคุณกิตติพงศ์ รวยฟูพันธ์ ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด บริษัท ที.ที.เอช. นิตติ้ง (ไทยแลนด์) จำกัด จะมาแบ่งปันเรื่องการใช้ ERP จัดการงานสั่งซื้อ บริหารงานขายสำหรับธุรกิจ SME และเคล็ดลับการขอรับการส่งเสริมและสนับสนุนจาก depa

การใช้ระบบ ERP ในธุรกิจ SME

คุณกิตติพงศ์กล่าวถึงการนำระบบ ERP มาใช้เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานภายในของบริษัท ที.ที.เอช. นิตติ้ง ผู้ผลิตยูนิฟอร์ม และ บริษัท Hybrid Sport ผู้ให้บริการระบบรับสมัครงานวิ่งเจ้าแรกในไทย ว่ามีเมื่อกว่า 10 ปีที่แล้ว ระบบที่ใช้ในบริษัทจะเป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งในยุคนั้นแต่ละโปรแกรมจะแยกเป็นตัวเดียวโดดๆ ข้อมูลอยู่ในแต่ละระบบ ไม่ได้เชื่อมต่อกัน เมื่อมีการทำคำสั่งซื้อครั้งหนึ่ง แต่ละฝ่ายก็ต้องเช็คข้อมูลในหลายโปรแกรม ทำให้เสียเวลาทำงาน แต่เมื่อมีการเอาระบบ ERP ที่เป็นโปรแกรม web-based เชื่อมโยงข้อมูลทุกฝ่ายเข้าด้วยกัน ตั้งแต่วัตถุดิบ ต้นทุนบัญชี ข้อมูลลูกค้า การผลิต ไปถึงจัดส่ง การเก็บเงิน และสามารถเช็คได้แบบเรียลไทม์ ก็ช่วยลดขั้นตอนต่างๆ ให้อนุมัติงานในระบบได้เลย ซึ่งนอกจากจะช่วยลดต้นทุนแล้ว ระบบยังสามารถคำนวณ Cash Flow การจัดการสินค้า สต๊อกวัตถุดิบ ฯลฯ ซึ่งเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการธุรกิจในภาพรวม

ตัวอย่างเช่น วิกฤตโควิดระลอกล่าสุด บริษัทได้นำ ERP มาใช้อย่างเต็มรูปแบบ ทั้งการทำ Call Plan โทรหาลูกค้าในกลุ่มธุรกิจที่ไม่ได้รับผลกระทบ เช่นอาหาร แพ็คเกจจิ้ง ความสะอาด การใช้ ERP ทำ Call Plan ช่วยให้รู้ว่าพนักงานโทรไปลูกค้ากี่ราย Success Rate เป็น เท่าไหร่ และเทียบกับข้อมูลในอดีต นำแผนข้อมูลมาทำ Dashboard ให้เห็นภาพสำคัญทั้งหมดอยู่บนกระดาน ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร รวมดึงการนำข้อมูลย้อนหลังมาดู วิเคราะห์ความผิดพลาดในอดีต เช่นราคา สเปคสินค้า ทีมขาย เทคโนโลยี ฯลฯ ที่ทำให้ปิดการขายไม่ได้ ปรับปรุงโอกาสทางการขายให้ลูกค้าเก่า ทั้งหมดนี้ทำได้ด้วยระบบ ERP คุณกิตติพงศ์แนะนำว่าในช่วงครึ่งปีนี้ที่ธุรกิจยังไม่สามารถเดินหน้าได้ ก็เป็นเวลาที่ควรหันกลับมาปรับปรุงกระบวนการจัดการภายใน โดยนำ ERP มาช่วยพัฒนาการบริหารจัดการธุรกิจให้มีประสิทธิภาพเพื่อเตรียมพร้อมก้าวต่อไปเมื่อเศรษฐกิจฟื้นตัวกลับมา

Pain Point การใช้ ERP

คุณกิตติพงศ์กล่าวถึงสาเหตุหลักที่ผู้ประกอบการอาจลังเลที่จะนำระบบ ERP คือใช้ IT ไม่เป็น หรือบุคลากรไม่รู้เรื่อง IT ซึ่งคุณกิตติพงค์แนะนำว่าอันดับแรกเจ้าของธุรกิจ Mindset ใหม่ก่อน ซึ่งระบบ ERP ไม่ได้ใช้งานยาก สามารถฝึกหัดได้ ข้อสอง คือ สำรวจดูว่าบริษัทตัวเองมีปัญหาอะไร  เรื่องสต๊อก การขาย งบการเงิน หรือ Payroll?  บริษัทต้องวิเคราะห์เป้าหมายของตัวเองก่อน แล้วไปบอก Developer ให้พัฒนาระบบให้ตอบโจทย์และคิดเผื่อให้แพลตฟอร์มสามารถรองรับการขยายธุรกิจอนาคตได้ด้วย  สุดท้ายก็คือ ระบบมีความเหมาะสมที่จะรองรับธุรกิจขนาดต่างๆ ทั้งเล็ก กลาง ใหญ่  รวมถึงมีบริการหลังการขายที่ดี มีทีมงานให้คำแนะนำ และเทรนนิ่งการใช้งานให้

ระบบ ERP สำหรับธุรกิจ SME

บริษัทอี-บิสิเนส พลัส จำกัดก่อตั้งในปีพ.ศ. 2529 พัฒนาธุรกิจจากการทำโปรแกรมบัญชี เป็นจัดจำหน่ายซอฟท์แวร์สำเร็จรูป จนปัจจุบันได้พัฒนาเป็นแพลตฟอร์มที่เชื่อมต่อกับ e-Commerce, Digital Payment, API Web Service, Cloud, IoT, e-Tax Invoice และ Mobile Application ทั้ง iOS และ  Android เป็นแบบ Multi-language รองรับฟังก์ชั่นงาน POS ERP HRM และ Van Sales Mobile  อีกทั้งยังออกแบบการใช้งานสำหรับแต่ละธุรกิจที่มีลักษณะเฉพาะแตกต่างกัน เช่นธุรกิจแฟชั่น เครื่องเขียน วัสดุก่อสร้าง ศูนย์อาหาร เป็นต้น

คุณประวิทย์กล่าวถึงยุคปัจจุบันที่โซเชี่ยลมีเดียมีบทบาทสำคัญในการเข้าถึงและนำเสนอการขายให้กับลูกค้า ระบบ ERP ของอี-บิสิเนส พลัส สามารถเชื่อมต่อกับหน้าร้านบนโซเชี่ยลมีเดีย อย่าง LINE Official Account (LINE OA) นำข้อมูลที่ลูกค้าสั่งซื้อผ่าน LINE OA เช่น ข้อมูลสินค้า ID ลูกค้า จำนวนที่มีการสั่งซื้อ ฯลฯ มารวบรวมเป็น Text File นำไปใส่ในระบบ ERP เชื่อมโยงกันเพื่อนำข้อมูลมาบริหารจัดการต่อหลังบ้าน ออกเอกสารต่างๆ เพื่อใช้ในการบริหารจัดการต่อไป สำหรับผู้ประกอบการที่มีจำหน่ายสินค้าบนเว็บไซต์มาร์เก็ตเพลสอย่าง Lazada, Shopee ก็สามารถนำข้อมูลมาเชื่อมโยงกับระบบได้เช่นเดียวกัน

ทั้งนี้ คนส่วนใหญ่จะมองระบบ ERP ว่าเป็นของแบรนด์ใหญ่อย่าง SAP Oracle และตั้งคำถามว่าจะมีความเข้าใจธุรกิจคนไทยหรือไม่ แต่ความจริงแล้ว ERP เป็นระบบที่พัฒนาการคิดและกระบวนการทำงานของ Document Flow ให้ผู้ประกอบการมองเห็นธุรกิจในภาพรวม ข้อมูล Database ที่เรียลไทม์จริงๆ เพื่อให้สามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ แตกต่างจากเมื่อก่อนที่แต่ละฝ่ายต่างคนต่างทำงานและข้อมูลเอกสารกระจัดกระจาย นอกจากนี้ ERP ยังสามารถวิเคราะห์การขายย้อนหลัง ช่วยให้เราได้ข้อมูลไปผลักดันการขายกับลูกค้าเก่าที่มีความสัมพันธ์ดี

คุณประวิทย์กล่าวเพิ่มเติมถึงผู้ประกอบการ SME ว่าอย่ากลัวการใช้เทคโนโลยี  การใช้งานโปรแกรมเป็นสิ่งที่สามารถเรียนรู้ได้ ในส่วนอี-บิสิเนส พลัสเองมีลูกค้า 15,000 รายทั้งกรุงเทพและต่างจังหวัด  และคุณประวิทย์กับเห็นตรงกับคุณกิตติพงศ์ถึงการนำระบบ ERP มาใช้ในช่วงเวลาวิกฤตนี้ เพราะตอนที่ธุรกิจขายดี บริษัทก็จะงานยุ่งจนไม่มีเวลามาเรียนรู้ เตรียมข้อมูลสำหรับใช้ระบบ ERP แต่ในช่วงที่เราต้องเก็บตัว WFH จะเป็นช่วงเวลาที่เราควรเตรียมตัวใช้ ERP ปรับปรุงประสิทธิภาพบริหารภายใน เพื่อจะออกตัวธุรกิจให้เต็มที่เมื่อสถานการณ์พลิกฟื้นกลับมาในต้นปีหน้า

depa สนับสนุนผู้ประกอบการทำ Transformation

depa  สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัลมีพันธกิจที่จะขับเคลื่อนประเทศไทยสู่เศรษฐกิจดิจิทัล ซึ่งคุณสุชาดากล่าวถึงเป้าหมายของ depa ในการขับเคลื่อน 4 มิติ ได้แก่  1) กำลังคนดิจิทัล 2) เศรษฐกิจดิจิทัล สนับสนุนการประยุกต์ใช้ดิจิทัลจากอุตสำหกรรมดิจิทัลไทย 3) สังคมดิจิทัล ชุมชนประยุกต์ใช้ดิจิทัลสร้างงาน สร้างรายได้ ยกระดับคุณภาพชีวิต 4) โครงสร้างพื้นฐานดิจิทัล รองรับนวัตกรรมดิจิทัล มุ่งไปสู่การ Reinforcement ส่งเสริมเทคโนโลยี สตาร์ทอัพไทยในกลุ่มที่แข่งขันได้, Digital Transformation ส่งเสริมให้ประยุกต์ใช้เทคโนโลยี ในทุกกลไกขับเคลื่อนเศรษฐกิจ ทั้งเกษตร SME อุตสาหกรรม ชุมชน และ Build Ecosystem สร้างตลาด พัฒนาเมือง เกิดระบบนิเวศ ทั้งหมดนี้นำไปสู่การเพิ่มขึ้นของอัตราการจ้างงาน ความสามารถในการจับจ่าย  คุณภาพชีวิตดี  ชุมชมเข้มแข็ง เศรษฐกิจเติบโตอย่างยั่งยืน

ทั้งนี้ depa  ได้ผลักดัน Digital Startups โดยส่งเสริมการ transform ผู้ประกอบการทั้งส่วน Front End, Back End และ Infrastructure ผ่าน โครงการ mini Transformation Voucher ที่สนับสนุนเงินทุนให้เปล่าในวงเงินไม่เกิน 10,000 บาท เพื่อช่วย SME ไทยรายเล็กให้สามารถปรับปรุงหรือเปลี่ยนธุรกิจสู่ยุคดิจิทัลด้วยการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีและนวัตกรรมดิจิทัลเพื่อช่วยสร้างข้อมูลในการบริหารจัดการยกระดับธุรกิจ โดยหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่สนับสนุนได้แก่ ค่าเช่าซอฟท์แวร์ ค่าเช่าใช้บริการระบบอย่างน้อย 6 เดือน ค่าอุปกรณ์ Hardware Smart Device โดยระบบ ERP ก็เป็นหนึ่งใน 10 เทคโนโลยีดิจิทัล*ที่ผู้ประกอบการ SME สามารถเข้าร่วมโครงการขอรับเงินทุนจากโครงการนี้ได้

บริษัทที.ที.เอช. นิตติ้ง ได้รับทุนสนับสนุนจาก depa  พัฒนาระบบโดยใช้ LINE OA มาช่วยเรื่องการขาย และในส่วนของ Hybrid Sport  ก็นำเทคโนโลยี Messaging API ใช้ Chatbot คุยกับลูกค้าผ่าน LINE รวมถึงระบบ Auto Broadcast ข้อมูลงานวิ่งที่ลูกค้าสนใจ โดยดูจากข้อมูลของลูกค้า ประวัติการทำ Transaction  คาดการณ์ความเป็นไปได้ สื่อสารข้อมูลโปรแกรมวิ่งที่เหมาะกับลูกค้าแต่ละบุคคล

เลือกเทคโนโลยีอะไรตอบโจทย์ธุรกิจของคุณได้ที่ https://ecatalog.depa.or.th สำหรับ SME ไทยที่จดทะเบียนนิติบุคคลหรือจดทะเบียนการค้าหรือพาณิชย์ สมัคร depa member ได้ที่ https://member.depa.or.th และศึกษารายละเอียดโครงการพร้อมสมัครเข้าร่วมได้ที่ www.depa.or.th/th/smedigitalcoupon

*10 เทคโนโลยีดิจิทัลที่เข้าร่วมโครงการ mini Transformation Voucher ได้แก่ CRM (ระบบบริหารจัดการลูกค้า) ERP (ระบบบริหารจัดการร้าน) ACC (ระบบบัญชี การเงิน) HRM (ระบบบริหารจัดการบุคคล) POS (ระบบขายหน้าร้าน) E-commerce (ระบบจัดการการขายออนไลน์) Logistic (ระบบขนส่ง) Smart Farming (ระบบบริหารจัดการฟาร์ม)Booking Engine (ระบบบริหารจัดการการจอง) *เฉพาะวิสาหกิจชุมชน เท่านั้น Digital Tourism Platform (แพลตฟอร์มการท่องเที่ยว) *เฉพาะวิสาหกิจชุมชน เท่านั้น

ที่มา : สัมมนา “เสริมแกร่งธุรกิจให้เติบโตกับ depa และ Partners จาก SCB” วันที่ 21 กรกฎาคม 2564