ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล การทำธุรกิจที่มีความยืดหยุ่น สามารถรองรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันได้อย่างรวดเร็ว คือหัวใจสำคัญของความสำเร็จและการอยู่รอดขององค์กร แนวคิดการทำงานแบบ Agile จึงเป็นอีกมิติหนึ่งที่หลายหน่วยงานได้นำมาประยุกต์ใช้ เพื่อเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขัน เพิ่มความรวดเร็วในการปรับตัว  คุณวิษณุ ศรีเจริญ ผู้อำนวยการอาวุโส ผู้บริหารสูงสุด กลุ่มงาน Transformation ธนาคารไทยพาณิชย์ ได้แชร์หลักการการทำ Agile  ให้กับผู้เข้าอบรมหลักสูตร Mission X : The Boot Camp of Advanced Corporate Transformation รุ่น 4  ดังนี้

นิยามของ Project ที่ประสบความสำเร็จ

การทำ Project  ประกอบด้วย 3 องค์ประกอบ เรียกว่า Triangle Project Management  คุณวิษณุ กล่าวว่า ส่วนแรกคือ Scope ขอบเขตงานเป็นอย่างไร  ส่วนที่ 2 Resource มีใครเกี่ยวข้อง ใช้ทรัพยากรอย่างไร และงบประมาณ ส่วนที่  3 Schedule ระยะเวลาในการทำงาน  โดยทั้ง 3 ส่วนต้องสมดุลกัน  แล้วอะไรคือนิยามของคำว่า Project ประสบความสำเร็จ?  คำตอบ คือ คุณค่าที่เราส่งมอบให้กับลูกค้า ผู้ใช้งานและทีมงาน

เมื่อทำ Project จริง บางครั้งก็อาจไม่รู้ว่าของที่ออกมาหน้าตาจะเป็นอย่างไร  แม้ Concept ดี แต่เมื่อมีการนำมาทำจริง   อาจติดข้อบังคับต่าง ๆ  ดังนั้น ในการทำ Project ขณะที่ทำงานไปสักพัก อาจไม่เหมือนกับที่คุยกันไว้ในครั้งแรก  ยกตัวอย่างเช่น เราไม่เคยเห็นช้างมาก่อน ถ้าให้แต่ละคนลองอธิบายภาพช้างในจินตนาการ ต่างคนก็อาจอธิบายหน้าตาที่แตกต่างกัน  จะทำอย่างไรให้ทุกคนเห็นเป็นภาพช้างเดียวกันได้? ดังนั้น เป้าหมายเดียวกัน จึงสำคัญ

วิธีการทำงานแบบเดิม คือ  1.Requirement ต้องทำให้เสร็จ 100% ก่อนเริ่ม Project  2.วางแผนงานว่าจะได้งานเมื่อไหร่  3.ดำเนินงานจนมี Output ออกมา 4. เมื่อทำเสร็จแล้วให้ลูกค้าหรือ User ดู First Outcome 5.ลูกค้าหรือ User ให้ Feedback  บาง Project ทำงาน 3 – 6 เดือน พอทำเสร็จออกมา ลูกค้าไม่ต้องการ หรือทำออกมาแล้วไม่มีคนใช้ ไม่ตรงกับที่เคยคุยกับ User ไว้แต่แรกก็มี

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นที่มาของการทำงานแบบใหม่ ในรูปแบบ Agile  คือ การนำคนจากหลากหลายแผนก มาทำงานร่วมกันเป็นทีม แบบ Cross-Function เพื่อให้มีการสื่อสาร ประสานงานระหว่างกันอย่างคล่องตัว แบ่งงานเป็นเฟสเล็ก ๆ แล้วนำผลลัพธ์ออกมารับ Feedback เพื่อปรับปรุง ซึ่งการทำ Project เป็นรอบสั้นๆ หรือเรียกว่า Sprint นั้น ส่วนใหญ่จะทำประมาณ 2 สัปดาห์หรือ 1 เดือน เป็นการทำงานเป็นรอบ ๆ เพื่อรับ Feedback จากลูกค้าหรือ User จะได้รู้ว่างานที่ทำออกมานั้น ถูกทางหรือเปล่า ลดความเสี่ยงและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้

ปรัชญาการทำงานแบบ Agile

แนวคิดในการทำงานร่วมกันประกอบด้วย 4 ข้อ

1.Individuals and Interactions over Processes and Tools คือ การทำงานร่วมกันของคนแต่ละแผนกที่ให้ Empowerment หรือมอบอำนาจในการตัดสินใจ

2.Customer Collaboration over Contract Negotiation คือ เน้นการทำงานร่วมกันกับลูกค้าหรือ User โดยเน้นไปที่ Customer Focus โดยดูว่าลูกค้าต้องการอะไรที่แท้จริง

3. Working Output over Comprehensive Documentation คือ นำ Output ออกมาในแบบที่เห็นได้ ทดลองได้ จับต้องได้ ดีกว่าการเห็น Output ในรูปแบบของเอกสาร ทำให้สามารถให้ Feedback ได้รวดเร็ว

4.Responding to Change over Following a Plan คือ พร้อมที่จะเปลี่ยนแผนงาน มีความยืดหยุ่นสูงหากพบว่าแผนงานเดิมนั้นไม่ตอบโจทย์

ธุรกิจส่วนใหญ่เมื่อนำ Agile มาใช้ อาจประสบปัญหา ว่าจะทำอย่างไรกับแนวคิดนี้ คุณวิษณุ กล่าวว่า  ถ้าธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ควรทำ Sprint ละ 2 อาทิตย์ แต่ถ้าธุรกิจเปลี่ยนแปลงช้า Sprint ละ 1 เดือนก็สามารถทำได้ ส่วนการแบ่งเฟสงานเล็ก ๆ สั้นๆ ในแต่ละ Sprint นั้น ใช้หลักการที่เรียกว่า Scrum โดยในขั้นตอนที่ 1 ทำ Sprint Planning เพื่อวางแผนการทำงานว่า ในรอบนี้ต้องทำอะไรบ้าง ขั้นตอนที่ 2 ทำ Stand-up Meeting 15 - 30 นาที เพื่อหา Ownership สำหรับงานและหาอุปสรรค (Blocker) ของงาน ที่ทำให้ Project นั้นล่าช้ากว่าแผนที่วางไว้ โดยเมื่อพบอุปสรรคจะมีการพูดคุยกันต่อหลังจากการประชุม ซึ่งจะไม่ทำให้คนอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องต้องเสียเวลา

เมื่อถามว่าในแต่ละ Sprint ควรประชุมอย่างไร? คำตอบคือ ควรเลือกให้เหมาะสมกับลักษณะงาน ไม่จำเป็นต้องประชุมทุกวันก็ได้  ขั้นตอนที่ 3.ทำ Sprint Demo คือ การโชว์ผลลัพธ์งานในแต่ละรอบเพื่อให้ลูกค้าหรือ User ดูแล้วให้ Feedback ว่างานที่ทำมาถูกทางหรือตรงกับความต้องการหรือไม่ ขั้นตอนที่ 4.ทำ Retrospective คือ การดูผลลัพธ์ที่ทำมาในรอบที่ผ่านมาเป็นอย่างไร ทำดีแล้วหรือยัง ควรปรับปรุงอะไรอีกบ้าง เพื่อให้งานนั้นเสร็จได้รวดเร็วหรือดียิ่งขึ้น 

บทเรียนสำคัญในการทำ Agile 

• ต้องรู้ว่าจะใช้แนวคิด Agile ไปทำอะไร ทำอย่างไร และต้องทำให้เร็ว เพราะสำหรับธุรกิจความเร็วเป็นสิ่งสำคัญ
• ต้องมีวินัยในการร่วมมือกันทำ Agile
• ถ้ามีงานเยอะมากเท่าไหร่ Switching Cost จะสูงมาก ส่งผลให้งานเสร็จช้า ดังนั้นต้อง Focus งานให้เสร็จในรอบสั้นๆ   
• เวลาทำงาน การนำ Data ออกมาโชว์ เป็นสิ่งที่ดี แม้ว่างานของแต่ละทีมจะไม่เหมือนกัน อาจนำมาเทียบกันตรงๆ ไม่ได้ แต่เมื่อคนเห็นผลงานของทีมอื่นออกมา ก็เกิดแรงฮึดสู้ เพราะเป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่ชอบการแข่งขัน
• ถ้าทำงานเป็นรอบ เมื่อทำเสร็จ ควรมีการพูดคุยตกลงกัน ว่าจะปรับเปลี่ยนอะไรบ้าง ความเร็วในการทำงานจะดีขึ้นทันที
• ควรทำ  Prioritization เพราะทุกวันนี้ งานเยอะมากจนไม่รู้ว่าควรทำอะไรก่อนหรือหลัง เพียงแค่ทำ List ออกมาให้เห็น จะได้รู้ว่าอะไรคือเรื่องด่วนจริง ๆ อะไรคือสิ่งที่สำคัญจริง ๆ
• การทำ Agile ต้องทำให้เกิดการมองเห็น จนได้คุณค่าอะไรบางอย่างออกมา
• Agile เป็นเพียงแค่แนวคิด เมื่อจะนำไปใช้จริงควรทำร่วมกันกับ Lean Startup และ Design Thinking

ก่อนจากกันคุณวิษณุได้กล่าวทิ้งท้ายว่า “หลักการของ Agile ไม่ใช่แค่การทำ แต่อยู่ที่  Mindset ของคนที่ทำงานร่วมกันเพื่อให้เกิดผลสำเร็จที่มีจุดมุ่งหมายเดียวร่วมกัน   ทำแบบเดิมก็ได้ผลลัพธ์แบบเดิม  สำหรับการจะเปลี่ยนอะไรสักอย่าง สิ่งที่ง่ายที่สุด คือ การเปลี่ยนตัวเอง ถ้าทุกคนช่วยกันเปลี่ยนตัวเอง ในที่สุดภาพรวมก็จะสามารถเปลี่ยนได้”   การทำ Agile ก็เช่นเดียวกัน ถ้าทุกคนในองค์กรพร้อมใจกันเปลี่ยนความคิด เปลี่ยนวิธีการ การทำ Agile ย่อมสำเร็จได้อย่างแน่นอน

ที่มา : หลักสูตร Mission X : The Boot Camp of Advanced Corporate Transformation รุ่น 4 โดย คุณวิษณุ ศรีเจริญ ผู้อำนวยการอาวุโส ผู้บริหารสูงสุด กลุ่มงาน Transformation ธนาคารไทยพาณิชย์  วันที่  19 กรกฎาคม 2565  ณ  ธนาคารไทยพาณิชย์ สำนักงานใหญ่